تتباين متطلبات الوثائق حسب المشروع. يجب على المشترين تحديد اللغة والإصدار القياسي ومصيغة تقرير الحزمة ومعايير التفتيش من طرف ثالث وتوقيع قبل بدء الإنتاج.
سجلات التسليم الأساسية
وتشمل السجلات المشتركة شهادة الامتثال، وتفاصيل وتقويم الكميات، ونتائج الاختبارات اللواتي تم إجراؤها، وتحديد الملفات أو الحزمة. إضافة سجلات المواد الخام أو سجلات الطرف الثالث فقط عند الضرورة.
ما يجعل تقرير قابلاً للتدقيق
يجب أن يحدد التقرير المنتج والصف والحصة والأساليب والوحدات والنتائج والتاريخ والمصدر. بيان التمرير دون القيم الأساسية غير كافٍ للمراجعة الفنية.
الشكلات الخاصة بالصادرة
قد تفرض سلطات الوجهة أو العملاء أو المقرضون متطلبات اللغة أو اعتماد المختبر أو شهادة أو التحقق الإلكتروني. تأكد هذه قبل الإنتاج.
قائمة إجراءات المشروع
الخطوات التالية لفريق المشتريات أو المشروع
إرفاق سجل الوثائق إلى العقد
الموافقة على نماذج اللغة والتقرير
تحديد متطلبات الشهادة من طرف ثالث
مراجعة كاملة لمستندات المشتري قبل الشحن